Diyanet Kayıtlı Elektronik Posta KEP Sistemine Geçiyor

Diyanet İşleri Başkanlığı, 3 Eylül 2018  tarihine kadar  il ve ilçeler 'Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne (EBYS) geçecek. Kurumsal iletişimi tamamen ağ üzerinde sürdürecek olan sistem sayesinde kağıt, zaman ve emekten tasarruf edilecek.

Elektronik İmza Geliyor 
EBYS ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak veya geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecek. Sistemin web temelli altyapısı sayesinde, bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve daha sonraki aşamada elektronik imza ile imzalanacak.

DİYANET, 81 İl ve İlçelerinde elektronik Belge Yönetim Sistemine Geçiyor

Diyanet İşleri Başkanlığı İl ve İlçe Müftülüklerine gönderdiği yazıda, 1 Haziran 2018 Cuma gününe kadar tüm müftülüklerin EBYS sisteminde kullanılmak üzere TÜRKKEP Adresi ve Elektronik İmza almasını istedi.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Sisteminin Kullanım amacı;

“Kurum içi ve kurum dışı resmi işlemlerin elektronik ortamda yapılmasını sağlamak, zaman ve kırtasiye israfını önlemek, yazışmaların sevk, paraf, imza ve onay gibi süreçlerini kısaltarak bürokrasiyi hızlandırmak, resmi iş ve işlemlere ilişkin belgelerin sağlıklı bir şekilde arşivlenmesini temin etmek amacıyla DiniHaberler.com.tr Birimim Bilgi Yönetimi ve İletişim Daire Başkanlığı tarafından (EBYS) Elektronik Belge Yönetim Sistemi geliştirilmiştir.

Başkanlığımız merkez teşkilatında uzun süreden beri kullanılagelen bu sistemin, ilgili personele gerekli eğitimlerin verilmesinin ardından taşra teşkilatının tamamında uygulamaya geçirilmesi hususu 2018 yılı Eylem Planı hedefleri arasına alınmıştır.

Buna yönelik olarak ilk aşamada Ankara ve İstanbul illerinde kullanımına başlanan Elektronik Belge Yönetim Sistemine, 3 Eylül 2018 tarihi itibarıyla iliniz ve bağlı ilçe müftülüklerinizin de dâhil edilmesi planlanmaktadır.

İlgili personele verilecek eğitimin hemen ardından sistemin kullanımına başlanması son derece önem arz ettiğinden, EBYS eğitimi ve uygulamasına geçmeden önce gerekli olan;

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adreslerinin en geç 1 Haziran 2018,

Diğer donanımların ise en geç 10 Ağustos 2018, Tarihi mesai bitimine kadar il ve ilçe müftülüklerinizce temin edilerek durumdan Birimim Bilgi Yönetimi ve İletişim Daire Başkanlığının haberdar edilmesi” istenildi.

Kep nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) , Yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak kabul edilmektedir. Her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarınızı gönderdiğiniz biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit eden, içeriğin kesinlikle değişmemesini ve senet hükmünde yasal geçerli kesin delil haline getiren elektronik postadır.

Genel Bilgi
Elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımında yaygın olarak kullanılmakta olan elektronik posta, iş ve işlemlerin daha hızlı ve daha kolay yapılmasına olanak sağladığı için önemli bir araçtır. Ancak elektronik posta ile haberleşmenin taraflar arasında teknik olarak güvenli ve hukuken geçerli bir şekilde yapılabilmesi için ilave güvenlik hizmetlerine gereksinim duyulmaktadır. Bu ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilen kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. KEP sistemine ilişkin hizmetler Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılar tarafından verilmektedir. KEP sistemi içerisinde bir elektronik iletinin gönderilmesi ve alınması dışında elektronik belgelerin saklanması, güvenli iletişim ve elektronik ortamda güvenilir üçüncü taraf hizmetleri gibi katma değerli hizmetler de sunulabilmektedir.

Ülkemizdeki mevzuatta ilk defa 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile kayıtlı elektronik posta sistemine atıf yapılmış olup, tacirler arasındaki, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin elektronik ortamdaki ihbarların veya ihtarların kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı hüküm altına alınmıştır. Ayrıca, yine aynı Kanun ile Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’na KEP sistemi ile ilgili ikincil düzenlemeleri yapma yetkisi ve görevi verilmiştir.

Hesap İsmi
Gerçek kişilerin KEP hesabı adresi “adı.soyadı@hsY.kep.tr”; aynı isim ve soyadında bir kayıt olması durumunda “adı.soyadı.sayı@hsY.kep.tr” biçiminde oluşturulur. Başvuru sahibinin birden fazla adının veya soyadının olması halinde, bitişik yazılmak üzere adlardan veya soyadlardan en az biri açık olarak yazılacak şekilde KEP hesabı adresi verilir.

Kurumsal başvurularda ise, “MersisNumarası”, “MersisNumarası.X”, “TüzelKişiAdı” ya da “TüzelKişiAdı.X” şeklinde olabilir. X, alfa nümerik olacak şekilde isteğe bağlı olarak belirlenir.
Kayıtlı elektronik posta sistemi ücretlidir.  Ücretler hizmet saglayıcılar tarafından belirlenir.

Kep sisteminin avantajları;
* E-postaların ilgili kişiye gönderilip gönderilmediği,
* Gönderilmişse ulaşıp ulaşmadığı
* Gönderilen epostaya erişilip erişilmediği,
* E-postanın iletilme zamanını tespit edecek,
* İçeriğin değişmediğini garanti edecek,
* Hukuken geçerli delil seti oluşturacak şekilde muhafaza edecektir.

Kep hizmetini kimler sağlayacak?
 Kep sistemi, yasalar ve ilgili mevzuata uygun ve başta etsı ts 102 640 standardı olmak üzere uluslararası kep, bilgi güvenliği, ortak kriterler, iş sürekliliği ve olay yönetimi standartlarına uyumlu olarak altyapısını kurmuş ve btk’dan yetki almış kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları (KEPHS) tarafından işletilecektir. KEPHS’lar, ilgli yasal mevzuat ve ikincil düzenlemeler kapsamında, düzenleyici ve denetleyici otorite tarafından denetlenen güven kurumlarıdır. Ülkemizde KEPHS’lar, BTK tarafından denetleneceklerdir. Aralık 2013 itibariyle btk tarafından yetkilendirilmiş 3 kep hizmet sağlayıcısı bulunmaktadır. (ptt kep, tnb kep ve turkkep)
 
Kep delilleri ptt tarafından ne kadar süre muhafaza edilmektedir?

Kep iletilerinize ilişkin deliller 20 yıl, e-tebligatlarınıza ilişkin deliller ise ptt tarafından 30 yıl boyunca muhafaza edilir.

E-tebligat nedir?
e-Tebligat, Tebligat Kanunu'nda tebliğ çıkarmaya yetkili kılınan merciler tarafından elektronik ortamda hazırlanmış olan tebligatların değiştirilemez ve inkar edilemez bir şekilde kayıtlı elektronik posta yoluyla alıcılarına iletilmesidir.

e-Tebligat sistemine, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile tüzel ve özel tüm kişiler üye olabilecektir. Bu sistemde Tebligat Kanunu’nda tebliğ çıkarmaya yetkili kılınan merciler elektronik tebligat  gönderebilecek olup, muhataplar elektronik tebligat alabileceklerdir.
 
KEP Sistemi İle Alakalı Mevzuat
13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun: kayıtlı elektronik postaya ilişkin hükümleri:

18 inci maddesinin üçüncü fıkrası: “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.”

1525 inci maddesinin ikinci fıkrası: “Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.”

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 25/08/2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete
Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ, 25/08/2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete
Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ, 16/05/2012 tarih ve 28294 sayılı Resmi Gazete
Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminde Kullanılan İşlem Sertifikasına İlişkin Usul Esaslar, 06.06.2012 tarih ve 2012DK-15259 sayılı Kurul Kararı

Yabancılar ve Uluslarasası Koruma Kanununda tebligat yapılacak durumlar:
Göç İdaresi Genel Müdürlüğü olarak Yabancılar ve Uluslararası Koruma kanununda aşağıda öngörülen hususların tebliğinde KEP sisteminin kullanılmasını planlıyoruz;

Türkiye’ye girişlerine izin verilmeyecek yabancılara yapılan tebliğde,
Vize işlemlerinin tebliğinde,
İkamet izni başvurusunun reddine ilişkin işlemlerle ilgili tebliğlerde,
Türkiye içinden yapılan ikamet izni talebinin reddi, iptali veya uzatılmaması durumlarında,
Sınır dışı etme kararlarında,
Sınır dışı etmek üzere idari gözetim ve süresi ile alakalı durumlarda,
Mülakat tarihi,
Uluslararası koruma başvuru ve statü sahibi hakkında verilen kararlarda,
Geçici korunanların hakkında verilen kararlarda,
İdari para cezasının tebliğinde.

Diyanetliler Platformu  Grup sayfamıza katılmak için >>> TIKLAYINIZ

Dini Haberler Grup sayfamıza katılmak için >>> TIKLAYINIZ

Diyanet Duyurular Sayfamız için TIKLAYINIZ